Sex kommunarkiv i skrivelse till regeringen: Vill se en nationell betygsdatabas med medborgartjänst

Sex av Sveriges stora kommunarkiv vill med en skrivelse uppmärksamma regeringen på ett växande problem i samhället; hanteringen av borttappade gymnasie- och komvuxbetyg. Hanteringen är ineffektiv och ojämlik, den berör över 100 000 svenskar varje år, och efterfrågan bara ökar. Lösningen är en utveckling av en medborgartjänst i den nationella betygsdatabasen Beda.

Det är stadsarkiven i Eskilstuna, Helsingborg, Malmö, Västerås, Uppsala och Örebro som har gått samman i en gemensam skrivelse till regeringen med uppmaningen att den nationella betygsdatabasen Beda bör utvecklas med en medborgartjänst. En tjänst där man som privatperson kan logga in med e-legitimation och beställa sina egna betygsuppgifter.

Varje dag kommer det in uppskattningsvis 200 beställningar på betygskopior till svenska kommunarkiv. Många kontaktar skolorna direkt vilket gör att de som berörs varje år överskrider 100 000 svenskar. Och kommunarkiven kan visa på en markant ökning de senare åren.

– Här på Malmö Stadsarkiv har betygsbeställningarna ökat från runt 800 till runt 2000 om året på fem år. Vi gör vårt yttersta för att svara så fort vi kan men det ökade trycket medför ökade risker för väntetider och ökad stress bland medarbetarna, säger ansvarig enhetschef Suzanne Sandberg.

Systemet är idag till stora delar analogt och på grund av lagkrav är slutbetyget alltid på papper. I de allra flesta fallen innebär hanteringen av beställningarna att arkivpersonal behöver bläddra i papper för att kunna få fram en kopia. Hanteringen kan ta flera dagar. Ifall beställaren har ofullständiga uppgifter kan det dröja över en vecka innan personen kan få svar.

Några resursstarka kommunarkiv har låtit skanna in betygshandlingar och skapat egna e-tjänster för att effektivisera. Till stora kostnader för kommunerna.

Dagens hantering av medborgare som blir av med gymnasiebetyg är alltså ineffektiv och ojämlik. Men det finns en lösning. Universitets- och högskolerådet förvaltar en nationell betygsdatabas med uppgifter från nästan alla gymnasieskolor i Sverige och det stora flertalet komvuxutbildningar. Denna databas, Beda, används bland annat när universitet och högskolor processar antagningar till utbildningar. Hanteringen är effektiv, digital och samlad.

Om den nationella betygsdatabasen skulle kunna förses med en medborgartjänst där man med e-legitimation kan hantera sina egna ärenden, skulle det leda till att svenskar snabbt kan få kopior på sina betygshandlingar, och på så vis kommer in på utbildningar och får arbeten som de i dagens system kan missa om de är sent ute med beställningen.

De sex stadsarkiven skickar nu en skrivelse till regeringen med hopp om att det kan tillsättas en utredning som i förlängningen skulle kunna ge mer effektiv och jämlikare hantering när det gäller betygsbeställningarna och att medborgarna kan ta del av sina egna betygsuppgifter i den nationella betygsdatabasen på lika villkor som universitet och högskolor.

Kontakt
Suzanne Sandberg, enhetschef tillsyn och arkivvård, Malmö Stadsarkiv
Telefon: 0728-877573
E-post: suzanne.sandberg@malmo.se